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如何制作并管理使用一张采购入库单

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说明:所有说明以版本V5.6.1.20220616为基准。实际功能以软件现有版本提供的为准。

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说明:V5.6开始所有单据的价格显示是以用户权限设置为准 显示或者隐藏价格(包括打印出来的单据报表)。管理版本是强制显示价格(包括打印出来的单据报表)

一般进销存系统重要的功能就是对单据进行录入 - 审核 - 管理 - 输出。在该过程当中则通过单据的制作 审核修改单据商品的库存数量已达到管理商品库存的目的。

1.制作采购入库单

在主菜单进入菜单 入库管理 - 采购入库单 进入采购入库单制作界面
也可以在系统的工具栏中 点击采购入库单按钮直接进入采购入库单制作界面。

日期: 选择单据的发生日期,一般在今日或者今日之前。
单号:如果内部入库单编制时的单号,也可以为空。
仓库名称:选择该单据发生的仓库。
经办人:表示该入库单的经手人,默认显示登陆人员的名字。
业务员:表示该单据的业务人员 可以为空。
在选择了供应商后 你就可以添加采购入库单的商品 如果该商品是某一个单体商品 你可以通过添加商品按钮进入商品选择页面中添加。 如果入库单的商品是某一个BOM商品的物料配件 你可以通过BOM商品按钮 选择该BOM商品 就可以添加下属的所有物料配件。
供应商:表示采购的供应商名称,通过选择按钮来打开供应商选择窗口来录入。双击选中某一个供应商。

在此窗口中可以通过供应商的简称,名称,分类来查询您需要的供应商名称,也可以添加新的供应商信息。

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你可以将常常一起入库的商品(特别是套装的商品)做成一个BOM商品,这样你就可以一次性加入所有的商品。

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库存查看查看可以将你已经加入到单据商品明细中的商品和系统中该仓库的库存数量进行比对。在退货时可以查看哪个商品的数量不够退。

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附件功能可以将该采购入库单的涉及到的一些照片 文件放入到系统数据库中,以备后续使用。

点击添加商品按钮 打开如下图所示的商品添加窗口

在该界面那你可以通过查询商品货号 商品名称 商品条码 型号规格 拼音代码 商品分类 所属仓库 默认供应商等方式查询你要添加的商品,添加到商品明细中去,并最后通过保存按钮返回到主界面。

当您不是通过快速选取时,双击左边待选的商品会打开如下窗口

依次在界面中录入您正确的商品数量 折扣 批次等信息 单击确认返回到选择界面。


当您选择好了所有的商品明细 返回到单据主界面中:

如果该单据是立即全部付款的情况下,你可以录入整单折扣 付款方式选择按实付款结账 并选择付款的账户名称 在按保存单据按钮,系统会自动保存当前的单据 ,并在付款明细管理界面里自动生成一张付款单。记录此次付款情况。
如果该单据是记账的情况下,你可以录入整单折扣 付款方式选择全部账目记账 在按保存单据按钮,系统会自动保存当前的单据 。


至此 一张采购入库单制作完成,下一步单据会进入审核界面。

2.审核采购入库单

在主菜单进入菜单 入库管理 - 采购入库单审核 进入采购入库单审核界面
也可以在系统的左侧导航栏中 点击单据审核中心 再点击采购入库单单据审核按钮直接进入采购入库单审核界面。

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说明:所有审核管理版本是强制显示价格(包括打印报表)。

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说明:所有的入库单据时以仓库为单位进行组织的。所以有时候当你看不到单据时,不要慌张,可能换个仓库显示一下就行了。一般系统默认显示的是全部仓库的单据。

当您制作好单据后,你可以在采购入库单审核界面中查看刚刚制作的单据。如果在单据制作之前你已经打开了该界面则需要点击显示数据将刚制作完成的单据刷新显示出来。

你可以在审核界面对刚才制作完成的单据进行编辑和删除操作。在未审核通过之前你都可以对该单据进行编辑和删除操作。编辑界面跟制作单据界面操作方法相同。
如果制作的单据没有问题,你就可以点击审核通过按钮,将该单据对库存数量进行正式的修改。在未审核之前单据都没有对商品明细的库存数量进行操作。

至此 单据审核完成。下一步单据会进入管理界面。

2.管理采购入库单

在主菜单进入菜单 入库管理 - 采购入库单单据管理 进入采购入库单管理界面
也可以在系统的左侧导航栏中 点击单据管理中心一 再点击采购入库单单据管理按钮直接进入采购入库单管理界面。

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说明:所有审核管理版本是强制显示价格(包括打印报表)。

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说明:所有的入库单据时以仓库为单位进行组织的。所以有时候当你看不到单据时,不要慌张,可能换个仓库显示一下就行了。一般系统默认显示的是全部仓库的单据。

至此界面单据所有的操作就已经完成。重要的是对刚录入的单据进行打印输出到纸质单据中 作为凭证使用。 在管理界面中可以完成打印功能。

管理版的入库单单据管理界面可以同时对采购入库单 生产入库单单据进行管理。
除了强制显示价格 管理版可以取消审核一条单据,使该单据回到未审核状态。同时使商品库存数量进行反向操作。(当该条单据在系统开启结存后且该条单据所在的日期已经结存 则该条单据无法取消。)
也可以删除单据并同时对商品库存数量进行反向操作。(当该条单据在系统开启结存后且该条单据所在的日期已经结存 则该条单据无法取消。)
还可以修改单据的采购价格。